Семинар прошел 4 июля в Москве в рамках международной научно-технической конференции «Развитие и повышение надежности распределительных электрических сетей».
Отбор проводился в соответствии с правилами оптового рынка электрической энергии и мощности.
Поделюсь опытом внедрения «1С:ERP+PM Управление проектами 2» в группе компаний «РТСофт» и расскажу, как мы решили с помощью данного продукта задачи импортозамещения и управления прибылью проектно-ориентированной организации.
Статья будет интересна сотрудникам организаций с проектным видом деятельности:
• Руководителям
• Директорам по экономике и финансам
• Директорам по проектному производству
• Руководителям проектных офисов и портфеля проектов
• Руководителям подразделений
• Руководителям проектов
• Специалистам финансово-экономических служб, служб мониторинга и отчетности
Что было на старте?
Еще в 2009 года в группе компаний «РТСофт» был внедрен программный продукт «1С:Управление проектной организацией 1.3» и на его базе — автоматизированы основные процессы компании. Система была доработана и настроена под требования бизнеса. В ней мы вели проекты, портфели проектов и бюджеты проекта. Трудозатраты и управление проектами у нас оставались в программе MS Project, система документооборота и внутренний портал — в MS SharePoint. Стояла задача заменить это все одним программным продуктом.
Мы внедрили «1С:ERP+РМ Управление проектной организацией 2». Это позволило нам отказаться от использования MS Project и решить задачу управления прибылью.
Сейчас мы ведем планирование и учет работ по проектам в единой системе «1С:ERP+РМ Управление проектной организацией 2».
Все подсистемы «1С:ERP+РМ», которые касаются учета по таким контурам, как денежные средства, закупки, продажи, склад, модули по управлению (бюджетирование и управление проектами) внедрены в шести наших компаниях. Автоматизировано 90 рабочих мест.
Какие процессы в рамках проектного модуля мы смогли автоматизировать?
Это процессы управления:
• трудовыми ресурсами по проектам исполнителей работы
• проектами и бюджетами проектов
• в целом бюджетом организации
Так как трудовые ресурсы в нашей группе компаний, как и во многих других проектно-ориентированных организациях, являются основным ресурсом и основным генератором затрат, то управление ими, как правило, наиболее сложное. Поэтому мы сосредоточились именно на этой задаче.
Почему мы решили перейти на комплексную систему управления?
Нам нужно было получать быстрые данные для анализа:
• Чем наши инженерные ресурсы загружены?
• Какие проекты они выполняют?
• Где какие-то непродуктивные работы?
• Где неоплачиваемые работы?
И у нас была задача построить систему показателей трудозатрат, перевести их в денежные показатели уже в по сделкам и объединить расходы в целом по организации.
Нам удалось выстроить такую трехуровневую систему. Таким образом, если меняются трудозатраты по проектам (пересматривается план по трудозатратам, увеличиваются какие-то трудозатраты, требуется привлечение ресурсов, дополнительная работа выявилась), то автоматически идет пересчет статьи затрат по ФОТ по данной сделке. Он увеличивается и автоматически мы это видим в прогнозе бюджета доходов и расходов организации. То есть мы можем добраться до самого низа и оценить влияние.
В таблице представлено, на чем мы фокусировались и какими инструментами «1С:ERP+РМ» воспользовались для решения нашей задачи.
В результате, мы выстроили мониторинг исполнения проектов:
• прогнозирование выручки на основании сделок
• бюджетирование проектов
• управление трудовыми ресурсами
• анализ загрузки трудовых ресурсов по процессу
И одновременно в ходе процесса мы выстроили взаимодействие между всеми участниками исполнения проекта.
Что у нас сейчас сделано в системе, как мы ведем наши проекты
У нас изначально стояла задача обойтись без доработок, так как имеющейся функциональности «1С:ERP+РМ Управление проектной организацией 2» более чем достаточно. Все по проекту мы делаем на типовой функциональности. Дорабатывали мы совсем немного, добавляя свои показатели, отчеты, некоторые печатные формы, документы.
В этом обзоре расскажу о следующих инструментах системы «1С:ERP+РМ»:
• Журнал проектов в «1С:ERP+РМ»
• Карточка проекта
• Планирование трудовых ресурсов
• БДР проекта. Планирование расходов
• Фактический учет трудозатрат
• Функциональность по согласованию трудозатрат
• Типовой отчет «План-фактный анализ БДР»
• Печатная форма «Бюджет проекта»
• Ежемесячный план работ сотрудников
• Контроль план/факт трудозатрат по проекту
• Контроль загрузки трудовых ресурсов
• Бюджет доходов и расходов организации
На скрине ниже - журнал проектов, типовой журнал. В левой части - перечень проектов с руководителями, статусами проектов, программой, портфелями проектов, какие подразделения выполняют. И справа - декомпозиция проектов до уровня проектных задач.
Журнал проектов в «1С:ERP+РМ»
По каждому проекту создается карточка (паспорт) самого проекта:
Паспорт проекта
В ней указывается наименование работ по проекту, какая организация будет выполнять этот проект, программа проектов, какой источник финансирования и сроки начала и выполнения.
Кроме карточки проекта по каждой проектной задаче создается документ отдельной проектной задачи. В данном примере представлен один из договорных этапов по проектной задаче.
Предварительное планирование трудовых ресурсов
Текущее планирование трудовых ресурсов
Во вкладке «Ресурсы» планируются трудовые ресурсы, на вкладке «Доп. Затраты» мы планируем привлечение подрядчиков. И вкладка «Финансовые планы», где планируются уже денежные показатели по проекту, планы доходов, расходов и движения денежных средств.
Менеджерам проекта теперь удобно по своим задачам планировать сотрудников, кто у них будет работать по этому проекту и сколько часов в каком месяце планируется потратить.
На основании планов по трудовым ресурсам на вкладке «Финансовый план» по кнопочке «Запомнить» происходит автоматический пересчет трудовых ресурсов в часах, в стоимость, в рублях. По ролям указано, на какую статью затрат должны отнестись данные ресурсы.
Документ «Проектная задача»
Например, к роли каждого трудового ресурса привязаны две статьи расходов: оплата труда и страховые взносы в определенной пропорции 92,4%/7,6% (тариф страховых взносов, установленный для ИТ-компаний).
Таким образом, система автоматически считает по нормативам, которые также внесены в систему, стоимости, сумму на оплату труда по проектной задаче и сумму страховых взносов.
Еженедельно и ежемесячно наши исполнители отчитываются о выполненных работах. То есть планирование осуществляет менеджер проекта, экономист пересчитывает деньги, а исполнители и руководители инженерных подразделений отчитываются по задачам. При этом исполнитель может списать время только на те задачи, на которые он был назначен руководителем проекта.
Очень удобно, что исполнителю не нужно выбирать из большого-большого перечня задач - у него есть уже вполне определенный очерченный круг проектов, по которым он заносит по факту, сколько он работал.
Документ «Распределение рабочего времени за неделю»
Эта функциональность теперь есть в системе «1С:ERP+РМ». Ее очень ждали наши менеджеры проектов. По факту исполнители могут списать другое количество часов, чем им было запланировано на данный месяц и требовался какой-то механизм, который позволил бы менеджеру проектов подтверждать изменение часов.
Напомню, что ранее у нас был внедрен MS Project, и там у нас как раз была двухуровневая система: сначала исполнитель вносил свои фактические трудозатраты, потом подтверждал их руководитель, а потом должен был менеджер опубликовать, проверить, подтвердить, опубликовать проект. Поэтому все привыкли к такой системе, что менеджеры проектов таким образом контролируют, сколько на их проект списали, подтверждают, сколько на их проект необходимо списать денежных средств.
Теперь согласование трудозатрат происходит в единой системе «1С:ERP+РМ Управление проектной организацией 2» во всех компаниях группы «РТСофт».
Согласование трудозатрат
Расскажу теперь, какие отчеты из системы, по которым мы анализируем и мониторим деятельность организации, у нас наиболее востребованы.
Самый основной отчет, которым мы пользуемся, это типовой отчет «План-фактный анализ БДР». Его можно настроить по-разному. Один из видов этого отчета – «Отчет по портфелю проекта». Мы по каждому проекту указываем, на какой он стадии, какова вероятность его заключения (если договор еще не заключен, на стадии исполнения или закрытый). Удобно это посмотреть по «Допам», руководителям направлений. Можно по каждому из них посмотреть, какая прогнозируется сумма по их портфелю, программе проектов, по самим проектам.
Отчет «План-фактный анализ БДР» используется для контроля доходов и расходов, плана и факта дохода и расхода по проектам.
Типовой отчет «План-фактный анализ БДР»
Ниже на скрине - типовой отчет из системы «1С:ERP+РМ». Единственное, мы добавили себе еще показатели маржинальной рентабельности.
Типовой отчет «План-фактный анализ БДР» с добавленными полями маржинальной рентабельности
Планы расходов у нас напрямую связаны с текущими трудозатратами по проекту, а факт в системе проводится автоматически на основании первичных документов.
Раньше мы всегда в Excel перекидывали и считали этот процент, но в какой-то момент нам это надоело. В отчет «План-фактный анализ БДР» в «1С:ERP+РМ» мы добавили дополнительные поля для расчета рентабельности по сделке и фактической себестоимости. Теперь в систему «1С:ERP+РМ» все расходы стали прилетать с теми датами, когда проведен первичный документ, то есть по датам признания затрат. И нам это удобно.
Мы еще разработали печатную форму, это наша стандартная форма бюджета проекта, которая у нас по каждому проекту подписывается.
Печатная форма «Бюджет проекта»
Отчет затрат трудовых ресурсов без финансов - это типовой отчет из системы «1С:ERP+PM» без всяких доработок, настроенный так, как нам удобно. Так как мы по каждому проектной задаче планируем привлечение трудовых ресурсов, то руководители попросили, чтобы им выдавали план на месяц по подразделению. Поэтому по определенному подразделению мы руководителю выдаем данные: вот твои сотрудники и по каким проектам, с какими менеджерами он в этом месяце должен поработать и на какую сумму выйти. Получается такой ежемесячный производственный план сотрудников.
Типовой отчет «Затраты трудовых ресурсов без финансов (план-факт)»
Для менеджеров проектов настроен типовой отчет трудозатрат по уровню планирования, когда они могут по своим декомпозированным проектам посмотреть, кто привлекался к исполнению проектов. Увидеть предварительный, текущий план и понять, сколько фактически на текущий момент списано трудозатрат по их проектам, по каким исполнителям и пересчитать это в денежные средства.
Типовой отчет «Трудозатраты по уровням планирования»
Типовой отчет по затратам трудовых ресурсов показывает загрузку по подразделениям.
Типовой отчет «Затраты трудовых ресурсов (план-факт)» с добавленными полями Мощность, % загрузки по мощности
В разделе «Бюджетирование» программы «1С:ERP+PM» мы формируем бюджет доходов и расходов организации. Это тоже типовой бюджетный отчет.
На скрине ниже представлен стандартный типовой отчет доходов и расходов, выручка. Есть утвержденный план, который ежеквартально у нас формируется по выручке, и текущий план (прогноз по выручке) - он попадает из портфеля проектов из проектного контура.
Типовой отчет «Бюджетные отчеты»
В ходе выстраивания процедуры работы по назначению задач, планированию трудозатрат, отчетности у нас была выстроена ролевая модель и определено, кто за какие разделы, функции отвечает и какие документы в «1С:ERP+PМ» проводит.
В ходе проекта, пока мы разбирались со своими трудозатратами, система «1С:ERP+PМ» помогла увидеть, в каких процессах мы теряем деньги.
Сейчас мы разбираемся с этими процессами, имея информацию из единой системы «1С:ERP+PМ», которая позволяет руководству организации увидеть пути повышения эффективности и снижения расходов, то есть над чем стоит работать.
Внедрение «1С:ERP+PМ» позволило нам получить такие результаты:
1. Исполнение проектов в договорные сроки (↑ % исполнения плана по выручке)
2. Снижение расходов по статье оплата труда по договорам (↓ прямых затрат)
3. Снижение прочих расходов (внепроектных работ) (↓ накладных расходов)
4. Получена дополнительная выручка от продаж работ на постгарантийное, техническое сопровождение и дополнительный функционал (↑ выручки)
5. Зафиксирован результат от вложений в разработки, увеличены активы и стоимость компаний за счет интеллектуальной собственности (↑ капитализации)
6. Повышение прибыли организации (↑ % исполнения плана по прибыли)
В дальнейших планах у нас завершение единого контура информационной системы на базе программного продукта «1С:ERP+РМ», переход с Sharing Point на «1С:Документооборот», запуск управления производством и подсистем управления задачами и личной эффективностью сотрудников.
Сейчас мы уже отказались от MS Project и перенесли все проекты на «1С:ERP+PМ Управление проектной организацией 2». Функциональность этой системы оказалась намного шире западного решения. И в своем обзоре я постаралась это проиллюстрировать, показав, какими инструментами отечественного программного продукта мы пользуемся.
Компания «РТСофт» образована в 1992 году. В группу входит ряд компаний с полным спектром деятельности: разработка ПО, поставка систем автоматизации, выполнение комплексных проектов в области промышленности и энергетики для заказчиков под ключ, перепродажа, производство и обучение.
Автор статьи: директор по экономике и организационному развитию группы компании «РТСофт» Анастасия Алексеевна Вощанова.
По материалам доклада «Управление прибылью проектной организации с помощью 1С:ERP+PM» в группе компании «РТСофт» (семинар ITLand, 12.04.2023).
